Công việc quản trị nhân sự hiện nay không thể nào thiếu sự hỗ trợ của các phần mềm tiện ích, trong đó phải kể đến phần mềm chấm công. Thế nhưng giữa một “rừng" phần mềm chấm công, để lựa chọn được nền tảng phù hợp nhất với doanh nghiệp cũng cần phải có những bí quyết nhất định. Dưới đây Blog HappyTime sẽ tổng hợp những tiêu chí quan trọng cũng các bước cơ bản để việc triển khai phần mềm chấm công tại doanh nghiệp đạt được thành công như mong muốn.
Rà soát, xác định các vấn đề của doanh nghiệp trong việc chấm công
Để có thể nhìn thấy bức tranh tổng quan nhất về tình hình chấm công của doanh nghiệp, nhà quản lý có thể tiến hành lần lượt các nội dung như:
- Xác định phương thức chấm công hiện tại của doanh nghiệp: Doanh nghiệp đang sử dụng sổ chấm công, thẻ giấy, thẻ từ, máy chấm công vân tay hay bất kỳ loại hình chấm công nào khác.
- Doanh nghiệp đang gặp phải các vấn đề gì trong khi chấm công nhân viên. Đó có thể là: Các nhân viên hay quên chấm công? Nhân viên trao đổi thẻ từ để chấm công hộ nhau? Thay đổi nhân sự liên tục nên việc thêm, xóa vân tay trên máy chấm công rất mất thời gian? Hay nhân viên làm việc remote và không có hình thức chấm công tối ưu,...
- Bên cạnh đó, để hiểu kỹ về tình hình doanh nghiệp, nhà quản lý có thể lắng nghe những phàn nàn của nhân viên, chia sẻ cùng nhân viên để nắm rõ hơn thực tế triển khai.
Xem thêm: 5 lợi ích không thể bỏ lỡ của ứng dụng chấm công
Cần xác định những mục tiêu doanh nghiệp hướng đến
Nhà quản lý phải biết được mục đích của việc áp dụng phần mềm chấm công trong doanh nghiệp mình. Khi sử dụng phần mềm, bạn muốn giải quyết điều gì. Hãy liệt kê chúng ra, càng cụ thể càng tốt. Chỉ khi xác định những điều này bạn cần, thì bạn mới có thể giới hạn đúng những tính năng cần có của phần mềm và tiến đến lựa chọn được cái phù hợp với mình.
Xác định những tính năng phần mềm nhất định phải có
Giao diện thân thiện dễ sử dụng, báo cáo theo thời gian thực, độ bảo mật cao,… là những tính năng chung mà đa số phần mềm chấm công online đảm bảo. Vì thế, người quản lý cần dựa trên những mục tiêu đã xác định ở bước 2 để giới hạn các tính năng mà doanh nghiệp cần phần mềm đáp ứng.
Trong bước này, bạn cần lưu ý tránh chọn quá nhiều tính năng gây nên tình trạng hỗn loạn, thậm chí vừa thừa vừa thiếu, như thế sẽ không tốt chút nào. Lựa chọn quá nhiều cũng khiến giao diện phần mềm trở nên phức tạp, khó nhìn, khó triển khai vào thực tế.
So sánh, đối chiếu các phần mềm chấm công online trên thị trường
Trên thị trường, có nhiều app chấm công online và mỗi phần mềm sở hữu một ưu điểm riêng, nên bạn cần có sự cân nhắc kỹ càng.
Các thông tin mà bạn cần cân nhắc đó là: Thông tin nhà cung cấp, các doanh nghiệp khách hàng đã sử dụng phần mềm và họ đánh giá ra sao, chi phí sử dụng phần mềm là bao nhiêu,... Ngoài ra bạn cũng nên có sự so sánh, đối chiếu các phần mềm chấm công mà mình đã tìm hiểu để có thể đưa ra sự lựa chọn tốt nhất.
>>> Xem thêm: Khám phá Top 10 phần mềm nhân sự hàng đầu Việt Nam
Dùng thử, đánh giá và ra quyết định
Để hiểu phần mềm một cách kỹ lưỡng thì tốt nhất bạn hãy trải nghiệm phiên bản dùng thử của nó. Tất nhiên sẽ không có phần mềm nào là hoàn hảo tuyệt đối nên hãy chọn phần mềm tối ưu nhất với bạn. Hiện có rất nhiều phần mềm vẫn cung cấp các phiên bản dùng miễn phí 1 tuần hoặc cho quy mô nhân sự dưới 30 người, như HappyTime.
Những thông tin chia sẻ trên đây về phần mềm chấm công là cực kỳ hữu ích nếu bạn hiểu được bản chất và thực hiện đầy đủ, đúng trình tự. Chúc bạn và doanh nghiệp sẽ xây dựng được quy trình được quy trình chấm công nhân viên hiệu quả vượt trội. Để đọc thêm các bài viết liên quan đến nhân sự, quản trị nhân sự bạn có thể ghé thăm Blog của chúng tôi nhé!